Comment organiser son évènement ?

Un événement, qu’il soit pour un particulier ou une entreprise, peut sembler impressionnant et complexe à organiser. Tant de choses à prévoir, à anticiper afin d’éviter toute forme d’imprévu. Rassurez-vous, c’est notre métier ! Nous sommes là pour que tout soit en adéquation et en harmonie avec votre demande. Ensemble nous réaliserons de très belles choses. Une implication commune est importante afin de réaliser l'événement qui vous ressemble. Pour cela, voici les 7 étapes clefs gages de la réussite de celui-ci :

1.Définir vos objectifs et cibles :

Afin de réaliser l'événement que vous souhaitez, nous avons besoin que vous définissiez vos objectifs en vous posant différentes questions tel que “Pourquoi créer cet événement ?”, ”quel est son but?”, “Quel est le type de l’événement ?”, “Dois-je attirer des personnes/populations précises ?”, “Pour qui est prévu cet événement ?”, “Qu’est-ce que je recherche à travers cet événement ?” « Que dois-je attendre ? », « A combien de personnes s’adresse-t-il ? », « Dans quel lieu j’imagine cette prestation ? », toutes ces questions ne sont pas exhaustives. Cela vous permettra de commencer sur de bonnes bases et grâce à cela vous aurez défini certaines tâches obligatoires, celles qui peuvent être supprimées et celles qui apportent un plus à ce futur moment.

2.Définir votre budget

La question du budget est sûrement la plus importante de ces étapes. Il va sans dire que plus votre budget est conséquent, plus grandiose sera votre évènement. Cela vous permettra des choses telles que, des prestations musicales plus importantes, un menu gastronomique, des intervenants spécialisés, des magiciens, des prestidigitateurs ... Pour vous aider à vous en occuper, vous pouvez définir et gérer votre budget sur un tableau Excel afin de ne pas vous perdre dans vos dépenses et d'éviter les mauvaises surprises. Bien définir son budget alloué à chaque poste est une assurance supplémentaire à la déconvenue de mauvaise surprise. Le cas échéant, nous serons là pour vous aider à respecter votre budget.

3.Choisissez votre Date

Choisir la date de l'événement ne se fait pas au hasard. Plusieurs facteurs sont à prendre en compte. Tout d’abord le choix du lieu est bien entendu l’élément principal qui va nous permettre ensuite de passer aux autres étapes de l’organisation. En effet, si le thème et l’évènement se passe en extérieur, il est plus que recommander de l’envisager aux beaux jours, si il est en intérieur, il faut anticiper le planning de réservation de salles afin de trouver un jour idéal.

Il est important de prendre en considération le public visé pour définir la date. Prenons l’exemple d’un événement s’adressant à des enfants, il sera plus judicieux de le faire pendant les vacances scolaires ou en week-end, ils seront plus disponibles. Maintenant, s’il s’adresse à des personnes du troisième âge, mieux vaudra le faire en milieu d’après-midi par exemple. Noël ne se fête pas le 14 juillet !

4.Choisissez votre lieu

Le choix du lieu est primordial, il doit être en adéquation avec le thème de l’évènement que vous souhaitez organiser. Il n’en sera que mieux représenté. Il en sera le vecteur. Il est évident qu’il doit être en étroit lien avec celui-ci. Si tel n’est pas le cas, il vous faut envisager un budget supplémentaire pour le rendre cohérent avec celui-ci.

Ensuite il faut s’assurer de sa facilité d’accès. En effet s’il n’est accessible que par voiture, vérifier qu’il y a un parking qui dispose de suffisamment de places afin de proposer des alternatives le cas échéant. Pensez également à donner les itinéraires d’accès en transport en commun.

Plus vous donnez de renseignements sur les moyens de se rendre sur le lieu de l’événement, plus vous le rendez facile à trouver, plus vous facilitez la vie de vos invités, plus ils se montreront intéressés et disponibles.

5.La restauration

La restauration est une étape qui mettra, à coup sûr, votre événement en valeur.

Nous attirons votre attention sur le fait que c’est une étape souvent délaissée des organisateurs. Erreur ! C’est un moyen supplémentaire de laisser un souvenir immuable à vos invités et de faire de ce moment un moment unique. Prévoyez un budget restauration en conséquence. Il doit couvrir, bien évidemment, la restauration des convives mais également la boisson. Pensez à ce qui est le plus adéquat au lieu de l’évènement et au thème que vous donnez à celui-ci. Doit-il être sous forme de dîner assis ? De buffet? De restauration rapide ? Sous forme de dégustation à l’assiette? De Food truck?...

Vérifier si le lieu d’accueil propose un service de restauration, si les cuisines peuvent être à la disposition d’un autre traiteur.

Ne pas hésiter à demander à votre traiteur de vous faire goûter ce qu’il propose. Une bonne façon d’apprécier la qualité de leur prestation et de leurs services.

6.Promouvoir l’événement

Maintenant que tout est prêt, il ne vous reste plus qu'à promouvoir votre événement. Pour cela, vous avez tous les droits. Écrivez des communiqués de presse, créez ou habillez votre site internet aux couleurs de l’événement, vous rapprochez des différents médias offline (presse, radio, télé) , passez par des forums. Animez vos réseaux, médias online (Insta, FB, linkedin…) en faisant des teasing par exemple. Laissez libre court à votre créativité. Réalisez une affiche dans le thème de l’événement, faites un montage vidéo rapide pour donner envie. Si un média ou une personne retient votre événement, il n’hésitera pas à en parler ! Rendez l’évènement le plus visible possible et créez le buzz ! Il faut que tout le monde en parle et n’ait qu’une envie : ne pas louper l'événement de l’année !

7. Le bilan

Lorsque votre événement sera réalisé, n’hésitez pas à faire un bilan afin d’apporter des axes d’amélioration pour vos futurs projets. Demandez un feedback à certains participants, avec des questions précises. Vérifiez la rentabilité de votre investissement. Relevez les choses qui ont étés appréciées, les erreurs à éviter la prochaine fois ou encore qu’est ce que vous auriez pu améliorer ?

Vous savez maintenant quelles sont les étapes principales à la création d’un événement, alors lancez-vous. Bien sûr, si vous cherchez des professionnels, l’équipe de Werise est composée de spécialistes avec toute l’expérience requise pour vous faciliter l’organisation de votre futur évènement.

Si vous souhaitez organiser une soirée ou événement quelconque, contactez l'équipe WeRise ! C'est avec plaisir que nous vous répondrons et que vous nous accompagnerons tout au long de votre projet !